SK Rapid Wirtschaftsbetriebe GmbH

Was macht den Erfolg eines Fußballvereins aus? Der Tabellenplatz, die erreichten Titel, ein perfektes Team, hohe Zuschauerzahlen, die Einnahmen durch Merchandising und Sponsoring? Alle diese Faktoren lassen sich beziffern, erfassen und analysieren. Das Controlling stellt der Vereinsführung die notwendigen Zahlen und Ergebnisse zur Verfügung, damit sie den Verein erfolgsorientiert lenken kann. Erfolg dank Controlling?! Und wo bleiben dabei die Tore und Punkte?

Selbst dafür gibt es in der Baumstruktur der Corporate Planner-Planungsdatei beim SK Rapid Wien ein Datenfeld. Nur einen Controller gibt es nicht. Die Mitglieder der Geschäftsführung und die Abteilungsleiter geben persönlich die Istwerte ihrer Bereiche ein, analysieren Abweichungen oder Trends und planen die nächste Saison. Doch beginnen wir am Anfang der Geschichte.

Die ersten Schritte

Die Vereinsführung des österreichischen Rekordmeisters SK Rapid Wien suchte eine Software-Lösung für Vereinssteuerung, Budgetierung und Adhoc-Reporting. Nach nur zwei Präsentationen durch den österreichischen CP-Partner Raphael Landthaler war für Werner Kuhn, General Manager des SK Rapid Wien, klar, „dass Corporate Planner das optimale Tool ist, mit dem all unsere Wünsche abgedeckt werden können.“ Die flexible Baumstruktur ermöglicht die Darstellung der zahlreichen Aspekte des Vereinsmanagements. Einzelne Strukturbäume erfassen die in Spielerverträgen vereinbarten Prämien, Gehälter, Sachleistungen und Transferzahlungen sowie Sponsorenverträge, Zuschauerzahlen und Verkäufe von Fanartikeln und Merchandisingprodukten. Ein gesonderter Baum für das Nachwuchsmanagement bildet Spieler, Trainings und gebuchte Plätze ab. Das Personalcontrolling wird ebenso mithilfe einer einzelnen Struktur dargestellt wie geplante und erfolgte Investitionen z.B. für die Instandhaltung des Stadions.

Einfach und klar strukturiert

Das Besondere an den von Landthaler aufgebauten Strukturen ist die extrem einfache Bedienbarkeit der Anwendung. Optische Hilfen (z.B. „Grün“ für Eingabefeld und „Rot“ für Parameter) und klare Anweisungen pro Feld unterstützen die Geschäftsführung bei der Eingabe und Analyse von Werten. Mithilfe des Master-Client-Konzeptes wurden alle möglichen Varianten von Spieler- oder Sponsorenverträgen abgebildet. Auch ohne fundierte Controlling- oder gar Programmierkenntnisse können die Abteilungsleiter neue Verträge in die Software eingeben und stellen Planungsszenarien bis hin zum Liquiditätsplan auf. Jede Fachabteilung hat ihre eigene Datei, die nur die relevanten Sachverhalte ihres Bereiches enthält. Für die Gesamtbudgetierung werden alle Dateien miteinander verknüpft und in einer Datei zusammengeführt. Mithilfe des Reportingmanagers werden die benötigten oder erwünschten Berichte generiert und zur Vorlage bei der Liga, dem Aufsichtsrat oder für interne Zwecke aufbereitet.

Damit sie die Software richtig beherrschen, haben alle Nutzer gemeinsam an einer eintägigen Schulung, bei der die auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Struktur zum Einsatz kam, teilgenommen. Nach einer kurzen zusätzlichen Einweisung in die Bereichsdatei waren die Verantwortlichen in der Lage, eigenständig zu arbeiten.

Was wäre wenn…

Den Besonderheiten des Sportmanagements wird die Anwendung noch auf eine andere Art gerecht. Wenn am Anfang der Saison der Meister oder der eigene Tabellenplatz schon feststände, könnten die Vereine besser kalkulieren (Teilnahme an weiteren, ggf. internationalen Turnieren, Prämienzahlungen, Sponsorengelder). Doch vorhersagen lassen sich die Ergebnisse natürlich nicht. Alle Eventualitäten sind deswegen ebenfalls schon in der Datei berücksichtigt. Ein einfaches Umschalten von „0“ (= trifft nicht zu) auf „1“ (trifft zu) in einem Parameterbaum ergänzt die Planung um die entsprechenden Werte. Außerdem werden unterschiedliche Varianten in verschiedenen Ebenen (Best case, worst case, real case) im Voraus abgebildet.

Wird Herr Kuhn nach den konkreten Vorteilen des Softwareeinsatzes gefragt, nennt er als erstes die Schnelligkeit, mit der der Verein jetzt auf veränderte Gegebenheiten reagieren kann. „Mit einem Mausklick können wir alternative Planungsszenarien abrufen, die viel detaillierter sind als vorher (in Excel abgebildet)“. Die Genauigkeit der Planung hat dank der Software zugenommen, so dass der Verein jederzeit die Kontrolle über die laufenden und künftigen Kosten hat. Neben der Nutzung mehrerer Datenebenen (Best case, worst case, real case) hat sich die 5-Jahresplanung als weiterer Vorteil herausgestellt. Sowohl Spieler- als auch Sponsorenverträge mit mehrjährigen Laufzeiten können ohne Probleme erfasst werden.

Für die Tore müssen die Spieler immer noch selber sorgen. Dass dem wirtschaftlichen Erfolg nichts im Wege steht, dafür sorgt das Management mit Unterstützung des „neuen Mannes“ im Controlling.