Diese Artikel ist Teil 1 unserer 3-teiligen Serie zum Dokumentenmanagement im Controlling.
Es ist Montagmorgen, 9:15 Uhr. Der Geschäftsführer steht in Ihrem Büro und möchte die aktuelle Liquiditätsplanung sehen – „die Version von letzter Woche, wo wir die Investition für die neue Maschine durchgerechnet haben". Sie öffnen Ihren Desktop und sehen: 47 Excel-Dateien mit Namen wie „Liquidität_neu.xlsx", „Liquidität_final.xlsx" und „Liquidität_wirklich_final_v2.xlsx".
Nach zehn qualvollen Minuten finden Sie eine Datei – oder zumindest etwas, das ungefähr passt. Klingt vertraut? Dann gehören Sie zu den 80% aller Controller, die täglich wertvolle Zeit mit der Suche nach Dokumenten verlieren.
Die gute Nachricht: Die Lösung ist näher, als Sie denken. In unserer 3-teiligen Serie zeigen wir Ihnen, wie Sie das Dokumentenchaos in den Griff bekommen. Heute starten wir mit den fünf häufigsten Fehlern – und ihren Lösungen.
Fehler 1: „Ich räume später auf"
Das Problem Die Auswirkung Die Lösung: Die 5-Minuten-Regel
Praxistipp: Stellen Sie sich einen wiederkehrenden Kalendereintrag am Ende Ihres Arbeitstages ein: „5 Minuten Dokumenten-Aufräumen". Diese fünf Minuten sind eine gute Investition. |
Fehler 2: Das Versionschaos
Das Problem Die Auswirkung Die Lösung: Systematische Versionierung Arbeitsversionen: v0.1, v0.2, v0.3
Finale Versionen: v1.0, v2.0, v3.0
Dateiname-Format: JJJJ-MM-DD_Dokumenttyp_Version Beispiel: 2024-10-15_Budget_Vertrieb_v1.0.xlsx |
Fehler 3: Zu komplexe Ordnerstrukturen
Das Problem Die Auswirkung Die Lösung: Die 3-Ebenen-Regel
Bewährte Grundstruktur: Faustregel: Würde ein neuer Kollege Ihr System sofort verstehen? |
Fehler 4: Fehlende Backup-Strategie
Das Problem Die Auswirkung Die Lösung: 3-2-1-Backup-Strategie
Praktische Umsetzung:
|
Fehler 5: Keine Dokumentation der Berechnungslogik
Das Problem Die Auswirkung Die Lösung: Systematische Dokumentation In Excel:
Externe Dokumentation: Erstellen Sie für komplexe Modelle eine „ReadMe"-Datei: Datei: Kalkulation_Produktpreise_2024.xlsx Zweck: Verkaufspreise basierend auf Vollkosten plus Marge Datenquellen: - Materialkosten: SAP Export KST-100 bis KST-199 Berechnungslogik:
|
Ihr Sofort-Aktionsplan
Diese Woche umsetzen (30 Minuten):
- Desktop bereinigen: Alles in „00_Desktop_Archiv" verschieben
- Namenskonvention definieren: JJJJ-MM-DD_Typ_Version
- Die fünf wichtigsten aktuellen Dateien korrekt umbenennen
Nächste Woche:
- Basis-Ordnerstruktur erstellen
- 5-Minuten-Regel starten
- Backup-Strategie planen
Ausblick: Was kommt als Nächstes?
Diese fünf Fehler sind die Hauptverursacher für Dokumentenchaos im Controlling. Wenn Sie diese in den Griff bekommen, haben Sie bereits 80% des Problems gelöst.
Nächsten Monat in Teil 2 unserer Serie zeigen wir Ihnen, welche Dokumente im Controlling wirklich kritisch sind und wie Sie diese optimal organisieren. Von Monatsberichten über Budgets bis hin zu Ad-hoc-Analysen – erfahren Sie, welche Dokumente besondere Aufmerksamkeit verdienen.
Tipp aus der Praxis
Excel-Dateien lassen sich im Corporate Planner nahtlos importieren und exportieren – so bleiben Sie flexibel und können vorhandene Modelle weiterhin nutzen. Doch der wahre Mehrwert liegt in der Plattform:
- Alle Zahlen an einem Ort: Daten aus Excel, ERP oder anderen Vorsystemen laufen zentral zusammen.
- Klare Verantwortlichkeiten: Zugriffsrechte steuern, wer Daten sehen oder ändern darf.
- Nachvollziehbarkeit: Versionen, Kommentare und Dokumente bleiben dauerhaft im Kontext gespeichert.
- Mehr als Excel: Integrierte Planungslogik, Szenarien und Simulationen liefern Ergebnisse, die mit Tabellen allein nicht erreichbar sind.
So entsteht eine sichere, transparente Basis für die Finanzplanung – ohne auf die gewohnten Vorteile von Excel verzichten zu müssen.
