Welche Dokumente im Controlling wirklich kritisch sind

Diese Artikel ist Teil 2 unserer 3-teiligen Serie zum Dokumentenmanagement im Controlling. [Teil 1: 5 typische Fehler →] 

Nicht alle Excel-Dateien sind gleich wichtig 

In Teil 1 unserer Serie haben wir die häufigsten Dokumentenmanagement-Fehler beleuchtet. Heute klären wir eine entscheidende Frage: Welche Dokumente verdienen wirklich Ihre volle Aufmerksamkeit? 

Die Antwort ist simpel: Nicht alle. Während eine schnelle Ad-hoc-Analyse nach einer Woche vergessen ist, kann eine falsche Budgetversion monatelang Schäden verursachen. Zeit für eine systematische Kategorisierung. 

Die 4 Dokument-Kategorien im Controlling 

Kategorie 1: Mission Critical Documents 

Diese Dokumente können Ihr Unternehmen zum Stolpern bringen 

Was gehört dazu: 

• Genehmigte Budgets und Forecasts 

• Liquiditätsplanungen und Cash-Flow-Prognosen 

• Investitionsrechnungen für Großprojekte 

• Jahresabschluss-Unterlagen und Wirtschaftsprüfungs-Dokumentation 

• Kalkulationsgrundlagen für Preislisten 

Warum so kritisch: Diese Dokumente bilden die Basis für strategische Entscheidungen. Ein Fehler hier kann zu Millionen-Investitionen in die falsche Richtung, Liquiditätsproblemen oder Compliance-Verstößen führen. 

Ihr Umgang damit: 

• Versionskontrolle: Akribisch, jede Änderung dokumentiert 

• Backup: Täglich, mehrfach redundant 

• Zugriff: Beschränkt, nur autorisierte Personen 

• Archivierung: Revisionssicher, langfristig verfügbar 

• Dokumentation: Vollständig, jede Berechnungslogik erklärt 

Praxisbeispiel Liquiditätsplanung: 

2024-10-15_Liquiditätsplanung_Q4_v2.1_GF_approved.xlsx 

├── Begleitdokument: Liquiditätsplanung_Q4_Berechnungsgrundlagen.docx 

├── Datenquelle: SAP_Export_Kreditorenlauf_2024-10-15.xlsx 

└── Protokoll: Management_Meeting_2024-10-15_Liquidität.pdf 

Kategorie 2: Business Critical Documents 

Diese Dokumente steuern Ihr operatives Geschäft 

Was gehört dazu: 

• Monats- und Quartalsberichte 

• Controlling-Dashboards und KPI-Reports 

• Kostenstellenauswertungen 

• Abweichungsanalysen 

• Preiskalkulationen für Standardprodukte 

Warum wichtig: Diese Dokumente steuern das operative Geschäft und werden regelmäßig vom Management verwendet. Fehler hier führen zu falschen operativen Entscheidungen. 

Ihr Umgang damit: 

• Versionskontrolle: Systematisch, klare Versionshistorie 

• Backup: Automatisch in der Cloud 

• Templates: Standardisiert, um Konsistenz zu gewährleisten 

• Qualitätssicherung: Vier-Augen-Prinzip bei finalen Versionen 

Praxistipp: Erstellen Sie für diese Kategorie Standard-Templates mit integrierten Plausibilitätsprüfungen. So reduzieren Sie Fehlerquellen erheblich. 

Kategorie 3: Operational Documents 

Diese Dokumente unterstützen Ihre tägliche Arbeit 

Was gehört dazu: 

• Ad-hoc-Analysen und Sonderauswertungen 

• Arbeitsversionen von Reports 

• Datenexporte aus ERP-Systemen 

• Berechnungstools und Hilfstabellen 

• Korrespondenz zu Zahlenabstimmungen 

Warum relevant: Diese Dokumente sind wichtig für Ihre tägliche Produktivität, haben aber begrenzten Einfluss auf strategische Entscheidungen. 

Ihr Umgang damit: 

• Organisation: Einfache, aber konsequente Struktur 

• Archivierung: Regelmäßiges Aufräumen, nur Wichtiges behalten 

• Versionierung: Einfach gehalten (v1, v2, final) 

• Backup: Standard Cloud-Synchronisation reicht 

Kategorie 4: Reference Documents 

Diese Dokumente sind Ihr Wissensfundament 

Was gehört dazu: 

• Kostenstellenpläne und Kontierungsrichtlinien 

• Kalkulationsschemata und Formelbibliotheken 

• Branchenbenchmarks und Vergleichsdaten 

• Prozessdokumentationen und Arbeitsanweisungen 

• Templates für wiederkehrende Aufgaben 

Warum essenziell: Diese Dokumente ändern sich selten, müssen aber für alle Teammitglieder verfügbar und aktuell sein. Sie sind die Basis für konsistente Arbeit. 

Ihr Umgang damit: 

• Zentraler Speicherort: Alle haben Zugriff, niemand ändert unkontrolliert 

• Versionsdatum: Immer aktuell halten 

• Namenskonvention: Master_Kostenstellenplan_2024.xlsx 

• Backup: Besonders wichtig, da Verlust schwer zu ersetzen 

Prioritäten richtig setzen: Der Controller-Triage-Ansatz 

Ähnlich wie in der Notfallmedizin sollten Sie Ihre Aufmerksamkeit nach Dringlichkeit und Wichtigkeit verteilen: 

Sofortaufmerksamkeit (Rote Kategorie) 

• Mission Critical Documents mit Fehlern 

• Kurzfristig fällige Business Critical Documents 

• Compliance-relevante Dokumentation 

Geplante Bearbeitung (Gelbe Kategorie) 

• Regelmäßige Updates von Business Critical Documents 

• Wartung von Reference Documents 

• Strukturierung wichtiger Operational Documents 

Niedrige Priorität (Grüne Kategorie) 

• Aufräumen alter Ad-hoc-Analysen 

• Optimierung bestehender Ablagestrukturen 

• Nice-to-have Verbesserungen 

Spezialfall: Regulatory und Compliance-Dokumente 

Besondere Anforderungen 

Dokumente für Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung oder Banken unterliegen besonderen Anforderungen: 

Revisionssicherheit: 

• Unveränderbarkeit nach Finalisierung 

• Vollständige Änderungshistorie 

• Datums- und Uhrzeitstempel 

Nachvollziehbarkeit: 

• Lückenlose Dokumentation von Berechnungswegen 

• Quellenangaben für alle verwendeten Daten 

• Begründungen für Annahmen und Schätzungen 

Verfügbarkeit: 

• Schneller Zugriff auch nach Jahren 

• Strukturierte Ablage nach Prüfungszyklen 

• Backup-Strategien für langfristige Archivierung 

Praktische Umsetzung: Die Dokument-Matrix 

Erstellen Sie eine einfache Matrix zur Kategorisierung neuer Dokumente: 

Fragen zur schnellen Einordnung: 

1. Was passiert, wenn dieses Dokument falsch ist? 

1. Wer nutzt dieses Dokument für Entscheidungen? 

1. Wie oft wird es geändert/aktualisiert? 

1. Wie lange wird es benötigt? 

Ihr Aktionsplan für diese Woche 

Schritt 1: Bestandsaufnahme (30 Minuten) 

• Listen Sie Ihre 20 wichtigsten Dateien auf 

• Kategorisieren Sie diese nach der 4-Kategorien-Matrix 

• Identifizieren Sie Mission Critical Documents 

Schritt 2: Quick-Wins umsetzen (45 Minuten) 

• Mission Critical Documents: Sofortiges Backup erstellen 

• Business Critical Documents: In strukturierte Ordner verschieben 

• Reference Documents: Zentral und für alle zugänglich machen 

Schritt 3: Prioritäten festlegen 

• Welche Dokumente brauchen täglich Ihre Aufmerksamkeit? 

• Wo ist das Risiko am höchsten? 

• Was kann warten? 

Tipp aus der Praxis 

Dokumentenmanagement ist im Controlling nur ein Baustein. Wirklich effizient wird es, wenn Zahlen, Analysen und begleitende Informationen in einer gemeinsamen Umgebung zusammenlaufen. 

Der Corporate Planner ist eine Plattform für integriertes Controlling – Planung, Analyse und Reporting an einem Ort: 

• Alle Daten liegen zentral und konsistent vor 

• Nahtlose Schnittstellen zu Vorsystemen sichern die Aktualität 

• Verantwortlichkeiten und Zugriffsrechte sind klar geregelt 

• Planungen, Szenarien und Kommentare greifen ineinander 

So entsteht eine transparente, verlässliche Basis für Entscheidungen – mit deutlich weniger Aufwand als in verstreuten Excel-Dateien oder Insellösungen. 

Ausblick auf Teil 3 

Nachdem Sie nun wissen, welche Dokumente wirklich kritisch sind, zeigen wir Ihnen nächste Woche in Teil 3 eine praktische Checkliste für Ihren Controller-Alltag. Sie erhalten konkrete Arbeitsschritte, Templates und Zeitpläne, um Ihr Dokumentenmanagement dauerhaft zu verbessern. 

[→ Teil 3: Checkliste für den Controlling-Alltag (erscheint nächsten Monat)]