Fernheizwerk Neukölln AG

Das Fernheizwerk in Neukölln bietet zur Zeit im Wesentlichen ein einziges Produkt an – Fernwärme. Dass es im Controlling des Unternehmens trotzdem jede Menge zu planen, analysieren und berichten gibt, weiß Christiane Hoße als Abteilungsleiterin Rechnungswesen/Controlling sehr genau.

Insbesondere im Berichtswesen hat die börsennotierte Fernheizwerk Neukölln AG regelmäßig Aufgaben zu erfüllen. Es reicht nicht nur der Blick aufs eigene Unternehmen. Auch im Rahmen der Konzernberichterstattung werden turnusmäßig Berichte erstellt.

Für diese Arbeit bedienen sich die Kaufleute des FHW seit Jahren der Software Corporate Planner. Alle Istdaten werden in dem Controllingsystem zusammengetragen und ausgewertet. Über eine Schnittstelle werden aus dem Vorsystem Varial Zahlen in Corporate Planner importiert. Hinzu kommen Daten aus einem speziellen Kundenabrechnungsprogramm, das Werte und Informationen über den Verbrauch der einzelnen Hausanschlüsse erfasst. Alle Werte werden im Kostencontrolling zusammengefasst, analysiert und in übersichtlichen Berichten aufbereitet. So stehen die Ergebnisse nicht nur dem Management regelmäßig schnell und übersichtlich zur Verfügung, sondern können auch während der jährlichen Hauptversammlung von den Mitarbeitern im Backoffice zur Beantwortung der Aktionärsfragen genutzt werden.

Neben dem Reporting wird beim Fernheizwerk Neukölln seit langem die Ergebnis- und Investitionsplanung mit Corporate Planner abgebildet. Für den Einzelabschluss werden die Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens in der typischen Baumstruktur in einer handelsrechtlichen Sicht und für den Konzernabschluss und die Konzernberichterstattung in einer Umsatzkostenstruktur in Corporate Planner dargestellt.

Ausbaupotenzial
Das Fernheizwerk Neukölln ist ein Unternehmen mit lokalem Einzugsgebiet, welches durch die Reichweite der verlegten Fernwärmeleitungen vorgegeben ist. Die Gewinnung neuer Kunden bzw. neuer Anschlüsse erfolgt sowohl durch Verdichtungsmaßnahmen innerhalb des bestehenden Versorgungsgebietes als auch durch Netzausbau. Jeder Ausbau des Leitungsnetzes ist mit z. T. erheblichen Baukosten, d. h. Investitionen verbunden, deren Wirtschaftlichkeit nachzuweisen ist. Aus diesem Grund hat sich Christiane Hoße zum Ziel gesetzt, auch eine detaillierte Investitionsplanung in ihr Controlling zu integrieren.
Auch den ursprünglichen Wunsch, eine integrierte Finanz- und Bilanzplanung aufzubauen, verfolgen sie und ihre Kollegen weiter. In jedem Quartal wird eine Prognose bis zum Jahresende aufgestellt. In diesen Planbilanzen flossen bisher Daten aus unterschiedlichen Excel-Quellen und -Varianten zusammen. Zur Ablösung dieses Verfahrens soll unter Nutzung des IFP-Modells (Integrierte Finanzplanung) eine einheitliche übersichtliche Vorgehensweise eingeführt werden.
Für diese komplexen Anforderungen reichte der bisherige Ansatz einfach nicht mehr aus. So entschieden ihr Bereichsleiter und sie, auf die Datenbankversion von Corporate Planner umzusteigen. Gemeinsam mit einer Beraterin von Corporate Planning wurden die im Unternehmen vorhandenen Daten strukturiert und damit die Grundlage für eine integrierte Planung geschaffen. Darauf basierend wurden die Strukturen für die Finanz- und Bilanzplanung aufgebaut.
Das Strukturieren und Ordnen der Unternehmensdaten stellen jedoch nur einen Teil der Umstellung dar. Im Zuge der Einführung der Datenbankversion steht vor allem die Optimierung der Planungsprozesse im Vordergrund. Alle Beteiligten sollen auf die gleiche Art und Weise, möglichst ohne Umwege ihre Plandaten erfassen können.

Insbesondere die Investitions- bzw. Aufwandsplanung der einzelnen Fachbereiche soll einheitlich organisiert werden. Ungefähr zehn Mitarbeiter aus den Fachbereichen stellen als Kostenstellenverantwortliche regelmäßig eine Planung der Investitions-, Instandhaltungs- und übrigen Kosten für ihren Bereich auf. Für sie ist es essentiell zu wissen, wann und in welcher Höhe Instandhaltungs- oder Baukosten für die Produktions- und Verteilungsanlagen anfallen. Bisher arbeitete jeder getrennt von den anderen mit eigenen Formeln in diversen Exceltabellen. Lediglich die Endwerte flossen in Corporate Planner ein. Diese unübersichtliche und unstrukturierte Lösung soll nun endgültig abgeschafft werden.

Ohne Excel mit CP-Excel
Eine einfache und sehr praktikable Lösung findet die Controllerin an dieser Stelle in der Integration von Corporate Planner und CP-Excel. Vordefinierte Templates in Excel-Oberfläche dienen als Eingabemasken zur Erfassung der Plan- bzw. Prognosedaten. Die Excel-gewohnten Mitarbeiter aus den Fachbereichen müssen sich gar nicht groß umstellen und können in ihrer vertrauten Umgebung weiterarbeiten. Mit dem Unterschied, dass die Daten direkt in die Corporate-Planner-Datenbank geschrieben werden

und dort sofort für eine Gesamtplanung zur Verfügung stehen. Ohne einen weiteren notwendigen Import. Christiane Hoße hatte zuvor als Vorbereitung an einer CP-Excel-Schulung in Hamburg teilgenommen und kann ihr Wissen an die Kollegen weitergeben.

In nächster Zukunft wird nach einer Testphase in der Fernheizwerk Neukölln AG neben Wärme auch Strom produziert und in das lokale Stromnetz eingespeist werden. Das Controlling des FHW ist mit dem neuen CP-Modell gut vorbereitet, nicht mehr nur ein Produkt sondern mehrere abzubilden und sich flexibel an sich ändernde Geschäftsprozesse anzupassen.