Imperial Tobacco Austria Marketing Service GmbH

Insourcing des Controllings– Implementierung einer Controlling-Lösung bei Imperial Tobacco Austria

Um ihre Controllingaufgaben eigenständig durchführen zu können, entschied sich die Imperial Tobacco Austria Marketing Service GmbH in Wien eine Controllingabteilung sowie eine neue Controlling-Software zu implementieren. Und blieb dabei der „MiniMax-Objective“ des Mutterkonzerns Imperial Tobacco treu.

Von Grund auf neu

Gegründet im Jahr 2006 baut Imperial Tobacco Austria seine Präsenz in Österreich kontinuierlich aus. Anfänglich waren die Aktivitäten ausschließlich auf den Vertrieb konzentriert. Das österreichische Team bestand aus wenigen Außendienstmitarbeitern.

Das Controlling wurde von der deutschen Gesellschaft Reemtsma, ebenfalls eine Gesellschaft des englischen Konzerns Impe- rial Tobacco Group, durchgeführt. Sie erstellte für das österreichische Unter- nehmen sowohl die Monatsabschlüsse und das Konzernreporting als auch die Kosten- und Ertragsplanung.

Als Frau Mag. Véronique Dautriche Mitte 2009 als Finance Manager in Wien eingestellt wurde, war das Team auf 20 Personen angewachsen. Die erklärte Aufgabe der Controllerin bestand darin, das Controlling der Imperial Tobacco Austria Marketing Service GmbH neu aufzustellen, d.h. von der deutschen Reemtsma zu lösen und in Wien zu etablieren. In diesem Zusammenhang sollte als Unterstützung eine geeignete Softwarelösung eingeführt werden. Bis zu diesem Zeitpunkt gab es weder eine IT-Abteilung noch einen lokalen Controller bei der Wiener Tochter der Imperial Tobacco Group. Die Auswahl und Einführung der Software sowie die Umsetzung des Controllings sollten allein von Frau Mag. Dautriche bewerkstelligt werden. Sie war zugleich Projektmanagerin, Software-Anforderin und Anwenderin in einer Person. „Gleich in den allerersten Wochen nach meiner Einstellung hatte ich Corporate Planner als Softwarelösung, die genau unseren Anforderungen entsprechen würde, identifiziert“, beschreibt Véronique Dautriche den Anfang des Auswahlprozesses. Es reichte nicht, dass sie von der Software überzeugt war. Die Auswahl und die Investition musste von der „Group IS approval“ genehmigt werden. Hierfür musste ein ausführlicher Investitionsantrag mit Funktionalitätsbeschreibung, Alternativbetrachtung und Wirtschaftlichkeitsrechnung erstellt und der EDV-Konzernleitung vorgelegt werden. Mit Unterstützung von Herrn Mag. Michael Blazicevic, Leiter des Corporate Planning Competence Center Wien, stellte die Controllerin alle erforderlichen Informationen zusammen. Die Konzernleitung genehmigte daraufhin ihre Vorschläge zur Anschaffung und Umsetzung.

Frisch ans Werk

Sofort machte sie sich in Zusammenarbeit mit Herrn Mag. Markus Müllner als CP-Berater an die Herausforderung, die Strukturen und Aktivitäten des Unternehmens in der Software abzubilden. Die besondere Ausrichtung des Unternehmens auf Marketing- und Vertriebsaktivitäten erforderte eine entsprechende Umsetzung in den Corporate Planner typischen Baumstrukturen. „Mit guter Laune, äußerst klaren Lösungsansätzen sowie einer stets prompten Umsetzung wurde die Implementierungsphase zum Genuss“, begeistert sich Véronique Dautriche. Die Hierarchiestufen in den Datenstrukturen stellen die Kosten und Verkaufszahlen nicht nur nach Kostenart dar. Noch wichtiger ist für die Imperial Tobacco Austria Marketing Service GmbH die Aufschlüsselung der Werte nach Projekten, wie z.B. einer Produkt- bzw. Markteinführung oder Investitionsmaßnahmen in einem bestimmten Vertriebskanal. Unter Einsatz des Master- Client- Konzeptes wurde eine Masterschablone für die Kalkulation (Deckungsbeitragsrechnung) aufgebaut und diese dann auf alle Marken und Produktsorten übertragen. Auf dem gleichen Prinzip basiert die Masterstruktur für das Projektcontrolling. Gegliedert sowohl nach den Brands als auch nach Cost Centers wird das Marketingbudget geplant und analysiert.

Controlling in Aktion

Die Ist-Daten werden aus dem externen Buchhaltungsprogramm BMD mittels CSV/XLS-Dateien importiert. Der Monatsabschluss und das Konzernreporting werden einerseits in einer Kosten-Center-Struktur (Cost Center Hierarchy / Overhead Costs) und andererseits in einer Projekt-Struktur (Project Hierarchy / Marketing Costs) erstellt. Die Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung werden sowohl nach IFRS als auch nach dem österreichischen Unternehmens- gesetzbuch aufgestellt. Corporate Planner ermöglicht, was mit Excel in der vergleich- baren Geschwindigkeit nicht möglich wäre: die monatliche Integration der Ist-Daten in die jeweilige Planungsebene für jedes Projekt bzw. Cost Center. Innerhalb einer knappen Stunde hat das Controlling von Imperial Tobacco Austria ein monatsaktuelles Phasing der Budgets für interne Berechnungen sowie auch für das Konzernreporting parat.

Nach kurzer Implementierungsdauer von insgesamt nur 4 Monaten hatte Frau Mag. Véronique Dautriche ihr Ziel erreicht. Ihre neue Controllingabteilung läuft reibungslos und hat die Aufgaben für Imperial Tobacco Austria übernommen. Auch ohne Unterstützung einer IT-Abteilung, die erst ein Jahr nach der Einführung der Software in Wien „ingesourct“ wurde. Und gleichzeitig hat sie es geschafft, die Vorgabe des Konzerns, Aufwand zu reduzieren und Nutzen zu maximieren, erfolgreich einzuhalten.

Über Imperial Tobacco Austria

Die Imperial Tobacco Austria Marketing Service GmbH ist Teil der Imperial Tobacco Group, dem viertgrößten Tabakkonzern der Welt. Mit einem Anteil von rund 18 Prozent am Gesamtmarkt ist Imperial Tobacco Austria das drittgrößte und am schnellsten wachsende Tabakunternehmen Österreichs. Seit 2006 ist die Gesellschaft von nur wenigen Mitarbeitern im Außendienst auf jetzt 40 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gewachsen. Das Sortiment von Imperial Tobacco in Österreich umfasst unter anderem die Zigaretten-Marken JPS, Gauloises, West, Davidoff , Ernte 23, Peter Stuyvesant sowie ein breites Angebot an Feinschnitt-Produkten.