Serie: Controlling-Präsentationen, die wirken – Teil 1 von 3
Die Pyramide der Relevanz: Welche Zahlen Entscheider wirklich brauchen
Sie kennen das vielleicht: Eine Präsentation voller Kennzahlen, viel Analyse – und am Ende bleibt die Frage: Was bedeutet das konkret für die nächsten Entscheidungen?
In vielen Unternehmen stehen heute sehr viele Kennzahlen zur Verfügung – oft mehr, als in einer Präsentation sinnvoll verarbeitet werden kann. Die Herausforderung liegt daher weniger in der Datenqualität als in der Auswahl und Verdichtung der entscheidungsrelevanten Informationen. Denn Klarheit entsteht nicht durch mehr Zahlen, sondern durch die richtigen.
Hier stellen wir fünf Ansätze vor, die helfen, Informationen sinnvoll zu priorisieren, verständlich zu verdichten und Entscheidungsrelevanz herzustellen:
- Cognitive Load Theory: Warum mehr Daten nicht mehr Klarheit schaffen
- Das „So What?“-Prinzip: Von Daten zu Entscheidungen
- Die 3-Ebenen-Logik: Struktur für relevante Informationsarchitektur
- Die „One Number“-Technik: Eine Kennzahl, die die Geschichte erzählt
- Kontext schlägt Präzision: Die Macht der Relation
1. Cognitive Load Theory: Warum mehr Daten nicht mehr Klarheit schaffen
Der australische Kognitionspsychologe John Sweller hat in den 1980er Jahren die Cognitive Load Theory entwickelt – eine Theorie, die erklärt, warum selbst intelligente Menschen vor zu vielen Informationen kapitulieren (Sweller, 1988; Sweller et al., 1998).
Die Kernaussage: Unser Arbeitsgedächtnis kann nur eine begrenzte Anzahl von Informationselementen gleichzeitig verarbeiten – etwa 4 bis 7 Elemente (Cowan, 2001). Wenn Sie Ihrem Vorstand 40 KPIs präsentieren,fordern Sie von seinem Gehirn etwas, das neurobiologisch unmöglich ist.
Die Folge: Statt Ihre sorgfältig aufbereiteten Kennzahlen zu verarbeiten, schaltet das Gehirn Ihres Gegenübers in den Überlebensmodus. Es sucht nach Mustern, ignoriert Details und verlässt sich auf Faustregeln. Ihre Präsentation wird zum Rauschen.
Sweller unterscheidet dabei zwischen drei Arten kognitiver Belastung:
- Intrinsic Load: Die inhärente Komplexität des Themas (z.B. Varianzanalyse vs. einfacher Umsatzvergleich)
- Extraneous Load: Unnötige Belastung durch schlechte Aufbereitung (darauf kommen wir in Teil 3 zurück)
- Germane Load: Die produktive mentale Arbeit, die zum Verständnis führt
Ihr Ziel als Controller: Den Extraneous Load minimieren und mehr Kapazität für Germane Load schaffen – also für das echte Verständnis der Geschäftssituation.
2. Das "So What?"-Prinzip: Von Daten zu Entscheidungen
Die zentrale Frage bei jeder Kennzahl lautet: "So what?" – Und was bedeutet das?
Die dritte Variante triggert eine Reaktion. Sie kommuniziert nicht nur eine Zahl, sondern deren Implikation für das Geschäft.
3. Die 3-Ebenen-Logik: Struktur für relevante Informationsarchitektur
Orientieren Sie sich an der natürlichen Fragenlogik von Entscheidern:
Welche Ebenen sind für welche Zielgruppe relevant?
Viele Controller bringen große fachliche Tiefe mit. Entscheidend für das Top-Management ist jedoch häufig die Fähigkeit, diese Komplexität auf die wesentlichen Entscheidungsinformationen zu verdichten – klar, präzise und zugleich fundiert.
Kompetenz zeigt sich darin, Komplexität zu reduzieren, ohne zu simplifizieren.
Exemplarisches Praxisbeispiel: Von 40 zu 5 KPIs
Ausgangssituation: Ein mittelständischer Maschinenbauer präsentiert monatlich 40 KPIs auf einem vierseitigen Dashboard. Die Geschäftsführung scannt es, stellt Detailfragen, aber strategische Entscheidungen werden nicht getroffen.
Ergebnis: Die Geschäftsführung bekommt monatlich eine Seite mit den 5 Strategic KPIs – jeweils mit Ampelstatus, Entwicklung und einem Einzeiler zur Interpretation. Bei kritischen Abweichungen folgen 2-3 Seiten mit Diagnostic Metrics. Die restlichen 35 KPIs existieren weiterhin –aber nur noch als Backup für Deep-Dive-Anfragen.
Die Wirkung: Diskussionen werden strategischer. Statt über Einzelpositionen zu debattieren, spricht die Geschäftsführung über Prioritäten und Ressourcenallokation. Die Controlling-Arbeit wird sichtbarer, weil sie sich auf das Wesentliche fokussierte.
4. Die "One Number-Technik": Eine Zahl, die die Geschichte erzählt
Manchmal ist weniger mehr. Besonders bei komplexem Sachverhalten kann es sinnvoll sein, mehrere Kennzahlen in eine aussagekräftige Metrik zu verdichten.
Statt: Umsatz: +5%, Kosten: +8%, Marge: -2%-Punkte
Besser: ROI der Wachstumsinvestition, -15 % (Die 2 Mio. € Zusatzinvestitionen haben nur 1,7 Mio. € Zusatzertrag generiert)
Die One-Number-Technik funktioniert besonders gut bei: Investitionsentscheidungen (ROI, NPV, Payback), Strategischen Initiativen (Zielerreichungsgrad), Vergleichsszenarien (Business Cases)
Achtung: Die One-Number darf nicht manipulativ wirken. Sie muss ehrlich, nachvollziehbar und bei Bedarf auf ihre Bestandteile heruntergebrochen werden können.
5. Kontext schlägt Präzision: Die Macht der Relation
Zahlen ohne Kontext sind bedeutungslos. Das menschliche Gehirn denkt nicht in absoluten Größen, sondern in Relationen und Vergleichen.
Welche Aussage ist stärker?
A) „Wir haben 2.347.891 € Umsatz gemacht"
B) „Wir haben 15 % über Plan geliefert"
Antwort B – eindeutig. Warum?
- Sie vermeidet Scheingenauigkeit (die letzten drei Nachkommastellen sind Rauschen)
- Sie liefert einen Referenzpunkt (Plan)
- Sie beantwortet implizit die Frage "Ist das gut oder schlecht?"
Die wichtigsten Kontextualisierungen
Wie werden Controlling-Präsentationen wirklich entscheidungsrelevant?
Dieser kompakte Leitfaden fasst das Wichtigste aus diesem Beitrag für Sie zusammen, inklusive Checkliste, Framework und praktischen Impulsen für überzeugende Finance-Kommunikation.
Im nächsten Teil dieser Serie zeigen wir Ihnen, wie Sie diese Kennzahlen in eine überzeugende Dramaturgie einbetten, mit neurologisch fundiertem Storytelling und der richtigen Struktur für maximale Wirkung.
