Was kostet Ihr monatliches Reporting mehr Zeit die Analyse der Geschäftsentwicklung oder das Zusammenführen, Prüfen und Aufbereiten der Zahlen?
In vielen Controlling-Abteilungen beansprucht die Berichtserstellung erhebliche Kapazitäten. Gleichzeitig stehen immer mehr Daten und Kennzahlen zur Verfügung. Das allein macht einen Managementbericht jedoch noch nicht besser. Entscheidend ist, ob er relevante Entwicklungen sichtbar macht, Abweichungen verständlich einordnet und eine verlässliche Grundlage für Entscheidungen schafft.
Ein Bericht kann rechnerisch korrekt und trotzdem wenig aussagekräftig sein. Wenn die Empfänger zentrale Abweichungen erst suchen, deren Ursachen selbst erschließen oder zusätzliche Informationen aus anderen Quellen heranziehen müssen, bleibt viel Steuerungspotenzial ungenutzt.
Weniger Kennzahlen, mehr Aussagekraft
Im Reporting liegt der Fokus schnell darauf, möglichst umfassend zu informieren. Doch mit jeder zusätzlichen Kennzahl steigt auch die Menge an Informationen, die Empfänger prüfen und einordnen müssen.
Für gutes Management Reporting ist daher nicht entscheidend, wie viele Kennzahlen ein Bericht enthält. Wichtiger ist, ob die ausgewählten Informationen eine konkrete Aussage über die Geschäftsentwicklung ermöglichen.
Eine Abweichung zum Plan kann relevant sein. Für sich allein erklärt sie jedoch noch nicht, wie die Entwicklung zu bewerten ist. Management Reporting sollte Daten deshalb nicht nur sammeln, sondern sinnvoll verdichten und klare Schwerpunkte setzen.
Managementberichte an den Empfängern ausrichten
Geschäftsführung, Controlling und Fachbereiche betrachten dieselben Daten aus unterschiedlichen Perspektiven. Entsprechend unterscheiden sich auch ihre Anforderungen an einen Bericht. Das Management benötigt in der Regel einen schnellen Überblick über wesentliche Entwicklungen und Abweichungen. Im Controlling kann eine detailliertere Analyse erforderlich sein, um Ursachen nachvollziehen und Veränderungen einordnen zu können.
Vor der Auswahl der Kennzahlen sollte deshalb geklärt werden, welche Entscheidungen der Bericht unterstützen soll. Daraus ergibt sich, welche Informationen, Vergleiche und Detailstufen benötigt werden. Eine Managementübersicht muss klare Schwerpunkte setzen. Weiterführende Informationen können bei Bedarf zugänglich bleiben, ohne den eigentlichen Bericht zu überladen.
Entwicklungen und Abweichungen richtig einordnen
Ein einzelner Wert reicht selten aus, um die Geschäftsentwicklung richtig zu beurteilen. Erst ein geeigneter Vergleich zeigt, ob das Unternehmen seine Ziele erreicht, wo Abweichungen bestehen und wie sich diese voraussichtlich weiterentwickeln. Plan, Ist und Forecast liefern dafür drei unterschiedliche Perspektiven, die gemeinsam ein vollständigeres Bild ergeben.
Drei Perspektiven auf die Geschäftsentwicklung
Von der Abweichung zur Entscheidungsgrundlage
Eine Abweichung allein reicht noch nicht aus, um daraus eine fundierte Entscheidung abzuleiten. Zunächst muss geklärt werden, wodurch sie entstanden ist. Anschließend gilt es einzuschätzen, welche Auswirkungen zu erwarten sind und welche Maßnahmen daraus folgen.
Kommentierungen können dabei helfen, Zahlen und Erklärungen direkt miteinander zu verbinden. Dadurch bleiben wichtige Zusammenhänge nachvollziehbar und müssen nicht außerhalb des Berichts gesucht werden. Dabei muss nicht jede Abweichung gleich stark hervorgehoben werden. Im Mittelpunkt sollten jene Entwicklungen stehen, die für die Unternehmenssteuerung tatsächlich relevant sind.
Mit einheitlichen Darstellungen schneller Orientierung schaffen
Auch die Darstellung beeinflusst, wie schnell ein Managementbericht verstanden wird. Werden gleiche Sachverhalte in verschiedenen Berichten unterschiedlich visualisiert, müssen sich die Empfänger jedes Mal neu orientieren. Eine einheitliche visuelle Logik reduziert diesen Interpretationsaufwand. Die IBCS-Prinzipien können beispielsweise dabei unterstützen, Geschäftsinformationen konsistent darzustellen. Plan, Ist, Forecast und Abweichungen folgen damit einer wiederkehrenden Darstellungsweise.
Alternativ können Unternehmen ein eigenes Notationskonzept festlegen. Entscheidend ist, dass gleiche Sachverhalte auch gleich dargestellt werden und die gewählte Logik über verschiedene Berichte hinweg erhalten bleibt. Das Ziel besteht nicht darin, Berichte möglichst aufwendig zu gestalten. Vielmehr geht es darum, komplexe Inhalte verständlich aufzubereiten und den Blick auf die wesentlichen Aussagen zu lenken.
Wie Corporate Planner Sie dabei unterstützt, Berichte, Dashboards und Analysen verständlich und einheitlich aufzubereiten, erfahren Sie auf unserer Seite zum Management Reporting mit Corporate Planner.
Routinearbeit im Reporting gezielt reduzieren
Die Aussagekraft eines Managementberichts ist nur eine Seite. Die andere ist der Aufwand, der für seine Erstellung entsteht. Werden Werte aus verschiedenen Systemen exportiert, manuell zusammengeführt, geprüft und für jeden Berichtszeitraum neu formatiert, bleibt weniger Zeit für die eigentliche Analyse.
Wenn Planung, Analyse und Reporting auf einer zentralen Datenbasis aufbauen, lassen sich Medienbrüche, unterschiedliche Datenstände und doppelte Arbeitsschritte reduzieren. Wiederverwendbare Berichtsvorlagen, standardisierte Abläufe und automatisierte Workflows tragen zusätzlich dazu bei, dass regelmäßig benötigte Berichte nicht jedes Mal neu erstellt werden müssen.
Vier Ansatzpunkte für effizientere Reporting-Prozesse
Das Controlling als Sparringspartner des Managements stärken
Management Reporting endet nicht mit der Bereitstellung von Zahlen. Das Controlling schafft zusätzlichen Mehrwert, wenn es Entwicklungen einordnet, Ursachen sichtbar macht und die Auswirkungen von Abweichungen nachvollziehbar darstellt. Damit verändert sich auch der Schwerpunkt des Reportings. Neben der Frage, was passiert ist, rücken die Ursachen einer Entwicklung und die daraus folgenden Maßnahmen stärker in den Mittelpunkt.
Dafür braucht das Controlling ausreichend Zeit für Analyse und Einordnung. Wenn ein großer Teil der verfügbaren Kapazitäten in das manuelle Zusammenführen, Prüfen und Formatieren von Daten fließt, bleibt dafür weniger Raum. Effizientere Reporting-Prozesse schaffen die Voraussetzung dafür, dass das Controlling seine Rolle als Sparringspartner des Managements stärker wahrnehmen kann. Statt Zahlen lediglich bereitzustellen, schafft es Orientierung und unterstützt fundierte Entscheidungen.
Fazit: Mit klaren Berichten bessere Entscheidungsgrundlagen schaffen
Mehr Kennzahlen führen nicht automatisch zu besseren Entscheidungen. Management Reporting schafft dann Mehrwert, wenn relevante Informationen verständlich aufbereitet und in den richtigen Zusammenhang gebracht werden. Plan, Ist und Forecast helfen, Entwicklungen einzuordnen. Eine einheitliche Darstellung und ergänzende Kommentierungen machen wesentliche Abweichungen schneller nachvollziehbar. Gleichzeitig schaffen eine zentrale Datenbasis und standardisierte Abläufe mehr Zeit für Analyse und Einordnung.
Weitere Informationen finden Sie auf unserer Seite zum Management Reporting mit Corporate Planner.
