Wie Sie das Meiste aus Ihrer Planungs- und Controlling-Lösung rausholen
Autor: Dr. Christian Fuchs, BARC Analyst
Viele Unternehmen sehen in der passenden Softwareunterstützung einen wesentlichen Hebel, um Planung und Controlling nachhaltig zu verbessern. Nicht zuletzt deshalb planen aktuell vier von zehn Organisationen, zukünftig in die Einführung neuer Software zu investieren. Vor allem die vergangenen 18-24 Monate haben vielen Unternehmen schonungslos vor Augen geführt, wie wichtig eine fundierte Softwareunterstützung für Planung, Berichtswesen und Analyse auf Basis einer konsistenten und integrierten Datengrundlage für ein datenzentriertes und agiles Controlling ist.
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Da die Lösung für die genannten Herausforderungen nicht Excel heißen kann – auch wenn das Werkzeug oftmals bereits verfügbar und vermeintlich kostengünstig ist – ist offensichtlich. Für eine agile Planung und ein transparentes Controlling ist Excel ohne ergänzende Detailfunktionen und Datenbankanbindung nur bedingt geeignet. Eine umfassende Unterstützung von Planung und Controlling sollte deshalb nur über professionelle Softwarelösungen erfolgen, welche eine integrierte Unterstützung für Planung und Forecasting, Berichtswesen, Analyse und ggf. auch die Konsolidierung bieten. BARC beobachtet deshalb aktuell in vielen Organisationen Initiativen, die einen beschleunigten Wechsel weg von Excel hin zu professionellen Lösungen forcieren. Vor der Nutzung stehen jedoch die Auswahl und Einführung einer passenden Softwarelösung an. Softwareauswahl- und Softwareeinführungsprojekte sollten hierbei in einem überschaubaren Zeitraum durchgeführt werden. Der BARC Planning Survey zeigt Jahr für Jahr, dass es einen direkten Zusammenhang zwischen den zu erreichenden Nutzenaspekten mit Planungs- und Controlling-Lösungen und deren Implementierungszeit gibt. Projekte mit einer längeren Umsetzungsfrist erzielen dabei einen geringeren Nutzen als Projekte mit einer schnelleren Implementierung („Time to Value“). Dies untermauert, dass zügige Ergebnisse bei der Implementierung von Planungs- und Controlling-Lösungen entscheidend sind. Eine schnelle Reaktion auf sich ständig ändernde Anforderungen, die durch Entwicklungen innerhalb oder außerhalb eines Unternehmens hervorgerufen werden, wirkt sich direkt auf den Nutzen und die Zufriedenheit der Anwender aus. |
Aus diesem Grund sollten Unternehmen bereits im Softwareauswahlprozess auf mögliche „Projektbeschleuniger“ achten und diese in ihrer Entscheidung hoch priorisieren. Neben einem umfassenden Standardfunktionsumfang für die Unterstützung von Planung und Business Intelligence zeigt der BARC Planning Survey 22 (siehe Abbildung 1), dass insbesondere
- vordefinierte Schnittstellen zu Quellsystemen,
- vorgefertigter Business Content als auch
- umfassende Supportleistungen des Anbieters und seiner Partner im Rahmen der Implementierung
wesentliche Elemente sind, um schnelle und erfolgreiche Projekte zu realisieren.
Abbildung 1: Wichtige Kriterien, warum sich Unternehmen für den Kauf ihrer Planungs- und Controlling-Lösung entschieden haben (Auszug, Quelle: BARC „The Planning Survey 22“, n=808)
Vordefinierte Schnittstellen zu Quellsystemen sind für viele Organisationen ein wichtiges Entscheidungskriterium beim Kauf einer Planungs- und Controlling-Software (27 Prozent). Gerade in frühen Projektphasen profitieren Unternehmen so von der Möglichkeit einer schnellen Datenanbindung an die Lösung. Über definierte Datenintegrationsprozesse und Schnittstellen können Daten aus (operativen) Quellsystemen extrahiert, transformiert und geladen werden (ETL). Flexible Optionen zur Anbindung weiterer Datenquellen im laufenden Betrieb sollten zum Standardumfang von Softwarelösungen gehören, um diese als „Single Point of Truth“ für Planung und Controlling auf- und auszubauen.
Darüber hinaus wird vorgefertigter Business Content von vielen Softwareanbietern oder Partnern als Ergänzung zur Basislösung angeboten. Hierbei konzentriert man sich typischerweise auf standardisierbare Themen (bspw. Finanzplanung, Konsolidierung) oder Branchen. Vorgefertigter Business Content kann für Unternehmen bei der Implementierung ihrer individuellen Fachanforderungen eine hilfreiche Ausgangsbasis darstellen. Organisationen profitieren davon, „das Rad nicht neu erfinden“ zu müssen, sondern können die Expertise und das Know-how des Softwareanbieters zur Beschleunigung der eigenen Implementierung nutzen. Der vorgefertigte Business Content lässt sich in der Regel bei Bedarf an die eigenen Bedürfnisse anpassen (bspw. Ausprägung eines individuellen Kontenplans) und wird vom Anbieter ständig weiterentwickelt.
Abschließend sollte die Verfügbarkeit von lokalem Support sowie die Verfügbarkeit von qualifizierten Ressourcen mit erforderlichen Softwarekenntnissen nicht unterschätzt werden. Zurecht sind beide Punkte ebenfalls wichtige Entscheidungskriterien für Unternehmen im Auswahlprozess (18 Prozent und 16 Prozent). Softwareanbieter und ihre Partner bieten hilfreiche Unterstützung bei der Implementierung ihrer Softwarelösungen an und Unternehmen sollten nicht darauf verzichten. Insbesondere die richtige Implementierung von Softwarewerkzeugen kann gravierende Auswirkungen auf Themen wie die Performance im späteren Echtbetrieb haben. Aus diesem Grund gilt es, darauf zu achten, dass umfassende Ressourcen und Know-how im Markt zu einer Softwarelösung verfügbar sind.
Nur am Rande sei erwähnt, dass auch moderne Formen der Softwarenutzung wie die Cloud ihren Beitrag leisten können, um langwierige Softwareinstallationen und Hardwarebeschaffungen zu umgehen und schnelle Softwareeinführungen zu realisieren. Wie Abbildung 1 zeigt, spielt die entsprechende Deployment-Option (bspw. on-premises vs. Cloud) für viele Unternehmen aber nur eine untergeordnete Rolle bei der Entscheidung für eine Software (9 Prozent).
Zusammenfassung und Fazit
Um die mit Planungs- und Controlling-Lösungen zu erreichenden Nutzenaspekte zu maximieren, müssen Softwarelösungen sorgfältig ausgewählt und zügig implementiert werden. Der BARC Planning Survey 22 zeigt, dass Projekte mit einer längeren Umsetzungsfrist einen geringeren Nutzen erzielen als Projekte mit einer schnelleren Implementierung („Time to Value“). Bereits im Softwareauswahlprozess gilt es deshalb, auf potenzielle „Projektbeschleuniger“ zu achten und diese als Entscheidungskriterien zu priorisieren.
