Fünf Anzeichen, dass Sie aus Excel herauswachsen
Entwickelt sich ein Unternehmen weiter, steigen auch seine Anforderungen an Planung, Analyse und Berichterstellung. Excel eignet sich zwar für grundlegende Analysen und Auswertungen, jedoch ist die manuelle Datenbearbeitung in Excel fehleranfällig und Kollaboration gestaltet sich schwierig. Ist erst einmal eine gewisse Unternehmensgröße erreicht, stößt die Arbeit mit Excel schnell an ihre Grenzen. Doch woran erkennen Sie, dass es Zeit für effizientere Tools ist?
1. Sie verlieren Zeit durch manuelle Routinen
Sie müssen Ihre KPIs immer wieder neu aufbereiten und halten sich damit auf, Daten aus mehreren Vorsystemen in Excel zu analysieren. Dabei geraten Aufwand und Nutzen aus dem Gleichgewicht. Unterschiedliche Datenstände führen regelmäßig dazu, dass Ihre Arbeitsdaten veralten und die Arbeit von vorne beginnt. Mit der Zeit sind Sie bei dieser Fleißaufgabe zwar schneller geworden, dennoch spüren Sie deutliche Zeitverluste. Effizienter wäre es, wenn Sie diesen unliebsamen Vorgang vollständig automatisieren würden.
2. Sie verschicken Excel-Dokumente durch das gesamte Unternehmen
Sie arbeiten offline und sammeln Daten manuell, indem Sie Excel-Dokumente per E-Mail an verschiedene Abteilungen schicken. Dabei können Sie Änderungen Ihrer KollegInnen nicht in Echtzeit verfolgen. Stattdessen müssen Sie alle Dokumente einzeln sichten, sobald Ihre KollegInnen ihre Daten eingegeben haben. Alle Beteiligten sind in hohem Maße voneinander abhängig, was die Konsolidierung der zahlreichen Dateien in einen finalen Report kompliziert macht. Besser wäre es, wenn alle KollegInnen unternehmensweit an einer gemeinsamen, stets aktuellen Datenbasis arbeiten würden.
3. Es fällt Ihnen schwer, die Herkunft Ihrer Daten nachzuvollziehen
Sie sind zwar an die Arbeit mit Excel gewöhnt, aber wachsende Datenmengen sind zunehmend schwer nachvollziehbar. Sie verlieren leicht den Überblick – kein Wunder, denn mittlerweile existieren Dutzende Versionen Ihrer Dokumente. Gerade durch die manuellen Arbeitsschritte kommt es immer wieder zu Inkonsistenzen, deren Ursachen sich kaum zurückverfolgen lassen. Ist die Fehlerquelle nicht auffindbar, so kann der Prozess auch nicht verbessert werden. Einfacher wäre es, wenn alle Beteiligten von Anfang an Dokumente mit individuellen Rechten bearbeiten könnten.
4. Sie können sensible Daten nicht ausreichend schützen
Wenn Sie Excel-Dokumente an verschiedene Abteilungen schicken, gehen Ihre Dateien zwangsläufig durch viele Hände. Nicht erst seit strenge Datenschutzrichtlinien gelten, müssen Sie Ihre Daten jedoch professionell schützen. Unbefugte dürfen sensible Dokumente wie die Personalkostenplanung oder Gehaltsabrechnungen nicht zu Gesicht bekommen. Sicherer wäre es, wenn eine zentrale Rechtevergabe Diskretion gewährleisten würde.
5. Ihnen fehlt der Überblick über Ihre Formeln
Nachdem Sie alle Daten separat aus Vorsystemen und von KollegInnen eingesammelt haben, sehen Sie sich mit unzähligen Formeln konfrontiert. Zudem hat Ihnen Ihr Vorgänger Makros von verschiedenen Anbietern hinterlassen, für die es keinen Support gibt. Sie fragen sich, wie Sie den Schaden begrenzen und Ihre Datenstrukturen kurz und schmerzlos wiederherstellen. Komfortabler wäre es, wenn Sie ohne Formelchaos per Knopfdruck auf detaillierte Datenanalysen für Management-Berichte sowie Dashboards zugreifen könnten.
Und jetzt?
Verlieren Sie keine wertvolle Arbeitszeit mehr und beginnen Sie mit der Automatisierung Ihres Controllings. Wenn Sie bereit sind für unternehmensweit konsistente Datenbestände, standardisierte Berichte und effiziente Kollaboration ist es Zeit für eine professionelle Controlling-Lösung. Die Einführung muss dabei keineswegs kompliziert sein. Corporate Planning gibt Ihnen eine maßgeschneiderte Lösung an die Hand, die Sie im Handumdrehen in Betrieb nehmen können, ohne Ihre IT-Abteilung miteinbeziehen zu müssen. Corporate Planner wächst mit Ihrem Unternehmen und bietet Ihnen Software, Training und Support aus einer Hand.
