ELA Container GmbH

Weil Schnelligkeit zählt – Controlling und Reporting bei ELA Container
Bei der Herstellung und Vermietung von Containern geht es neben Qualität und der Umsetzung individueller Anforderungen vor allem um eins: kurze Reaktionszeiten. Das automatisierte Controlling ermöglicht es allen Akteuren bei ELA Container, schnell gute Entscheidungen zu treffen.

Wenn die Kräne bei ELA Container mobile Wohnräume oder kurz gesagt „Container“ verladen, sind viele Hände und Köpfe beschäftigt. Doch den Überblick behält eine Person, die am Geschehen zunächst gar nicht beteiligt scheint: Matthias Brink, Head of Controlling bei ELA Container. In seine Corporate Planner-Datenbank fließen Zahlen von Herstellung, Verkauf und Vermietung einzelner Container sowie ganzer Containerparks. Er kennt die Auslastung des Mietparks, die Anzahl der Auslieferungen und weiß, wann der Rücktransport stattfindet. Allein aus den Vermietungen erhält Brink täglich die Informationen von über 22.000 Containern. Und die sind für unterschiedlichste Zwecke im Einsatz: Bei der Arztpraxis, die wegen Umbau samt Team und Equipment auf eine mobile Praxis ausweichen muss. Bei einer Familie, die nach einem Wasserrohrbruch von einem Tag auf den anderen eine vorübergehende Bleibe benötigt. Sogar beim Großkonzern, der wegen Renovierungsarbeiten ganze Gebäudekomplexe mit Büros, Sanitäranlagen und Konferenzräumen auf Container auslagert.

„Kurze Reaktionszeiten sind in unserer Branche ausschlaggebend“, sagt Matthias Brink. „Unser Außendienst muss schnell Angebote erstellen können und dann müssen wir die Container genauso schnell verladen. Wir im Controlling unterstützen unsere Kollegen mit jederzeit aktuellen Zahlen zur Auslastung.“

Für das Controlling nutzen Matthias Brink und sein Team die Software von Corporate Planning im Zusammenspiel mit Qlik® Sense – einer Lösung zur multidimensionalen Analyse und visuellen Darstellung von Daten. Das Controlling von ELA Container stützt sich damit auf drei Säulen: ein Live-Management-System mithilfe von Qlik, das monatliche Berichtswesen mit Corporate Planner und den Versand von Berichten mit einem Reportserver von Microsoft. Seit August 2016 ist aus dem Corporate Planning Portfolio auch das Modul Corporate Planner Cons für die Konzernkonsolidierung im Einsatz.

Die drei Säulen des ELA Controllings
Durch das Live-Management-System beliefert Matthias Brink die Geschäftsleitung mit allen relevanten Unternehmenszahlen. Über eine Integration stehen in der Qlik-Software alle Plan- und Istdaten aus Corporate Planner zur Verfügung. In Qlik Sense sieht das Management sortiert auf einer Seite alle relevanten Diagramme, Tabellen und Grafiken zur Auslastung, genauso wie Informationen zur Liquidität des Unternehmens. Wahlweise auch im Vergleich zum jeweiligen Vorjahr, zum vorherigen Quartal oder zum Vormonat. In einem Intervall von 30 Minuten aktualisieren sich die Daten im Qlik-Dashboard automatisch. So stellt Brink sicher, dass seine Kollegen zu jedem Zeitpunkt auf Basis aktueller Daten entscheiden.

Das monatliche Berichtswesen basiert auf Corporate Planner. Hier sind die Finanzdaten des Konzerns hinterlegt. Einmal pro Monat erstellt das Team um Matthias Brink einen Bericht für jede der sieben Gesellschaften inklusive GuV, Cashflow-Rechnungen, Darlehensständen und Daten aus dem operativen Geschäft. Mit automatisierten Importen aus dem Vorsystem Navision und mit Dokumentvorlagen aus der Corporate Planning Software hat sich die Reporterstellung weiter beschleunigt. „Ich muss nur noch auf den Knopf drücken und in 30 Sekunden ist der Report fertig“, erklärt Matthias Brink die Vorteile der Automatisierung. Gleichzeitig findet mithilfe von Corporate Planner die Planung für jeweils fünf Geschäftsjahre im Voraus statt.

Den dritten Pfeiler des ELA Controllings bildet der Reportserver, mit dem Fachabteilungen über Prozesse und Ergebnisse informiert werden.

Transparenz und Reduktion von Fehlern
Anlass zur Einführung der Software gab die Unternehmensentwicklung. ELA Container ist ein dynamisches Unternehmen, das kontinuierlich wächst und neue Gesellschaften integriert. Zwischen 2004 und 2010 wuchs der Spezialist für mobilen Wohnraum von rund 180 auf 300 Mitarbeiter an. Bis zu diesem Zeitpunkt wurden Berichte speziell für die Sitzungen des Beirates erstellt. Die Daten dafür lieferten die unterschiedlichen Abteilungen in individuell aufgebauten Excel-Listen. Die Unternehmensleitung wünschte sich ein professionelles, regelmäßiges in-house Controlling mit einer Lösung, die Berichte und Planungen aus einem Guss erstellen konnte. Daraufhin wurden 2010 Navision und die Corporate Planning-Software eingeführt.

Während man anderenorts noch den ganzen Monat für die Erstellung des Berichtes benötigt, hat Matthias Brink heute genug Spielraum, um Anfragen von Kollegen umgehend zu bearbeiten. Die Zeitersparnis durch die Corporate Planning-Software und die Lösung von Qlik ermöglicht es ihm und seinem Team, neue Berichtsstrukturen für individuelle Anforderungen aus einzelnen Fachabteilungen zu etablieren und laufende Prozesse zu optimieren. Sogar die Arbeitszeit einer Halbtagskraft, die noch vor einigen Jahren hauptsächlich mit dem Zusammentragen von Daten aus dem Vertriebscontrolling beschäftigt war, fließt heute in die Weiterentwicklung der Abteilung.

An den Komfort gewöhnte sich Matthias Brink recht schnell: „Manchmal vergisst man den Aufwand, den man früher hatte. Heute sparen wir wertvolle Arbeitszeit, die wir sinnvoll einsetzen können.“