rz-Corporate Service GmbH

Immer gut informiert

Wie in der Berichterstattung so auch im Berichtswesen. Aktuelle Berichterstattung und Informationen – damit versorgt der Mittelrhein-Verlag täglich seine Leser. Im internen Berichtswesen der Verlagsgruppe stellt die rz-Corporate Service GmbH die benötigten betriebswirtschaftlichen Informationen, Analysen und Reports zur Verfügung. Als Service-Unternehmen sorgt sie dafür, dass die in Corporate Planner zusammengeführten Daten einheitlich aufbereitet und kommuniziert werden.

Rund um den Mittelrhein-Verlag ist über die letzten zwei Jahrzehnte ein Unternehmensverbund mit einer komplexen Struktur entstanden. Im Mai 2009 wurde die rz-Corporate Service GmbH in Koblenz mit dem Ziel gegründet, alle Verwaltungsaufgaben der Verlagsgruppe in einer Gesellschaft zu bündeln.

Darüber hinaus ist das Controlling-Team der rz-Corporate Service GmbH, und hier Herr Marko Süsterhenn als Leiter Controlling, seitdem verantwortlich für das Berichtswesen innerhalb des Unternehmensverbundes. Auf der Suche nach einer Software, die der Komplexität der Gruppe einerseits gerecht wird und sie andererseits möglichst einfach darstellt, wurde die Rhein-Zeitung bei Corporate Planning fündig.

Intelligenter Strukturaufbau

Es zeigte sich schnell, dass sich die Komplexität der Unternehmensgruppe auch in den Baumstrukturen in Corporate Planner fortsetzte. Durch den Datenimport aus SAP und anderen Vorsystemen entstanden gigantische Strukturen mit Millionen Feldern, die sich durch die Anwendung des Master-Client-Prinzips noch multiplizierten. Es wurde eine Vielzahl von irrelevanten, ungenutzten Feldern geschaffen, die die Strukturen in Corporate Planner sehr komplex und unübersichtlich werden ließ. Mit dem Ehrgeiz, eine für den Kunden optimale Lösung zu finden, testete und entwickelte das Corporate Planner-Team exemplarisch an den Strukturen des Mittelrhein-Verlags eine Funktion zur Vereinfachung der Strukturen. Diese ermöglicht dem Anwender künftig, alle unbenötigten Felder in den Client-Strukturen auszublenden.

Da diese Felder schon auf der Datenbank geblockt werden, verarbeitet der Server diese Felder erst gar nicht. Unnötig vergeudeter Arbeitsspeicher und Serverleistung können anders genutzt werden. Das Feldervolumen reduziert sich bei der Darstellung aller Verbundunternehmen der Verlagsgruppe auf weniger als die Hälfte der ursprünglichen Anzahl.

Konsolidierung

Glücklich über diese einfache und doch so wertvolle Anpassung machte sich das Team in Koblenz ans Werk. Das Ziel war, eine konsolidierte Darstellung der gesamten, in viele Verbundunternehmen zersplittete Unternehmensgruppe aufzubauen. In der gesamten Unternehmensgruppe lagen Informationen bislang in unterschiedlichen Formen, an unterschiedlichen Stellen, aus unterschiedlichen Quellen vor. Es gab keine Möglichkeit, eine Gesamtübersicht über alle Firmen zu erhalten. Das war aber genau das, was die Geschäftsführung der MRV-Gruppe wünschte bzw. forderte: eine Topsicht auf die gesamte Verlagsgruppe.

Mit Unterstützung aus dem Hause Corporate Planning wurden Strukturen in Corporate Planner aufgebaut, immer mit dem Ziel im Blick, mehr Transparenz in die komplexe Unternehmensstruktur zu bringen. Alle vorhanden Daten, egal ob aus den verschiedenen Vorsystemen (SAP R/3, Loga) oder aus individuell erstellten Statistiken werden in Corporate Planner importiert und dort sinnvoll verknüpft.

Jedes Unternehmen innerhalb des Verbundes wird einzeln in einem Strukturzweig erfasst, und die Unternehmenszahlen fließen in die konsolidierte Darstellung ein. Kosten und Erlöse sind gegliedert in Kostenstellen und Kostenarten erfasst. Darauf aufbauend werden Standard-Kennzahlen definiert und hinterlegt. In nächster Zukunft sollen auch noch spezielle verlagsspezifische Daten (z.B. Auflagen, Umfang etc.) mit integriert werden. Das Controlling-Team kann jetzt auf Mausklick die geforderten Analysen und Berichte, sowohl über die einzelnen Firmen als auch über die gesamte Gruppe liefern. „Über den Zeitschieber in Corporate Planner können wir uns ganz einfach alle Daten, Analysen und Berichte in den jeweils benötigten Zeiträumen und -schritten anzeigen lassen“, kann sich Marko Süsterhenn für die Flexibilität und Dynamik der eingeführten Software begeistern.

Einheitliches Berichtswesen

Bei allen Analysemöglichkeiten und Reportfunktionen war dem Management das Layout im Berichtswesen besonders wichtig. Da es bislang keinen einheitlichen Prozess des Reporting gab, kursierten die unterschiedlichsten Berichte in unterschiedlichsten Dateiformaten, Formen und Farben. Das sollte mit der Einführung von Corporate Planner auch ein Ende haben. Alle Berichte haben ein festgelegtes, einheitliches Layout und werden ausschließlich zentral in der Controlling-Abteilung der rz-Corporate Service GmbH erstellt. Den jeweils operativ Verantwortlichen der einzelnen Unternehmen oder Bereiche werden diese Berichte regelmäßig zur Verfügung gestellt. Das immer gleiche Layout soll dabei eine starke Wiedererkennung bewirken. Außerdem können die besonders relevanten Informationen schneller erfasst und verstanden werden, wenn sie immer nach gewohntem Muster dargestellt sind. Perspektivisch kann sich Marko Süsterhenn durchaus vorstellen, dass die Verantwortlichen in den einzelnen Firmen einen begrenzten Zugriff auf die Corporate Planner-Datenbank haben. Über das Rechtemanagement im CP-Control Center könnten ihre Zugriffs- bzw. Leserechte so bestimmt werden, dass sie sich die benötigten Reports und Analysen selber aufrufen könnten, ohne dabei die Werte überschreiben oder ergänzen zu dürfen. Dann müssten die Reports nicht mehr verschickt werden. Doch zunächst liegt alles noch zentral in der Hand der Controlling-Abteilung. Immer gut informiert sind die Kollegen und Geschäftsführer dank des flexiblen, einheitlichen Berichtswesens seit Einführung von Corporate Planner auch so schon.