POKOLM Frästechnik GmbH & Co. KG

Die Pokolm Frästechnik GmbH & Co. KG aus dem ostwestfälischen Harsewinkel wollte Zeitersparnis, Transparenz und Einfachheit und bekam – Zeitersparnis, Transparenz und Einfachheit. Denn die Mitarbeiter des Herstellers von Produkten rund um die Frästechnik wussten, dass sie dieses Ziel durch die Einführung einer neuen Controlling-Software erreichen würden. Und wählten dafür die CP-Software Corporate Planner.

Carolin Menke und Michaela Wetzel erstellen im Controlling für das mittelständische Unternehmen in Harsewinkel nicht nur die monatlichen Auswertungen und Berichte, sondern liefern dem Management auch die Grundlage für die Jahresplanung.

Das Controlling hatte den Anspruch, dass in Zukunft die Auswertungen einheitlich aus einer Quelle generiert würden und das möglichst automatisch, um Zeit bei der regelmäßigen Erstellung von Berichten zu sparen. Alle relevanten Unternehmenszahlen sollten übersichtlich und transparent zusammengefasst und visualisiert werden. Das übergeordnete Ziel, zu dem diese Maßnahmen beitragen sollten, war für alle Beteiligten die Vereinfachung der Jahresplanung.

Naheliegend

Um dieses Ziel zu erreichen, entschieden sich Geschäftsleitung und Controllingverantwortliche für die Einführung der Software von Corporate Planning. Vor allem die Möglichkeit, auf verschiedenen Datenebenen Planungsszenarien zu entwickeln und darzustellen, überzeugte die Ostwestfalen. „Und weil sich Berichte mühelos bzw. automatisch erstellen lassen. Hinzu kommt, dass sich alle Zahlen schnell nach Excel exportieren lassen“, ergänzen Carolin Menke und Michaela Wetzel die Liste der Argumente für die Corporate Planning Suite.

Unterstützt wurde das Controlling-Team bei der praktischen Einführung und den ersten Schritten in der Software durch die hauseigene IT-Abteilung und den Corporate Planning Premium Partner W&K Controlling. Die räumliche Nähe zu CP-Experten aus Paderborn machte die Zusammenarbeit in der Einführungsphase sehr komfortabel. Die Kommunikations-Wege waren direkt und kurz.

Gemeinsam wurde zunächst die Voraussetzung in den vorhandenen Vorsystemen geschaffen, „saubere“ Daten mit einer eindeutigen Kontenzuordnung in die Planungs- und Analysesoftware zu importieren. Ein automatischer Strukturaufbau beim Datenimport sorgt dafür, dass die vorhandenen Kostenstellenstrukturen in den sogenannten CP-typischen Baumstrukturen in Corporate Planner übertragen werden. Die dazu erforderliche Struktur sowie der Aufbau der Datenbanken wurde von W&K in Zusammenarbeit mit dem Controlling und der EDV gemeinsam erarbeitet. Um später auch ohne weitere Hilfe die erforderlichen Berichte, Analysen und Planungen erstellen zu können, nahmen Carolin Menke und Michaela Wetzel an einer Softwareschulung teil.

Aufs Wichtige konzentriert

Inzwischen ist das Erstellen der regelmäßigen Auswertungen für Vertrieb und Produktion für die beiden Controllerinnen Routine. Mit wenigen Klicks lassen sich die Auswertungen der Umsätze sowie der steuerungsrelevanten Kostenarten generieren. Der Großteil der notwendigen Schritte läuft automatisiert ab, so dass sie weniger Zeit für das Reporting aufwenden müssen, egal ob es sich um Ad-hoc-Auswertungen für verschiedene Leitungsstellen oder um die wöchentliche, monatliche bzw. quartalsweise Berichterstellung handelt. Dafür können sie sich auf spezifische Fragestellungen der Geschäftsleitung konzentrieren, wie beispielsweise weiterführende und vertiefende Analysen der Umsätze sowie des Geschäftsumfeldes, Wirtschaftlichkeitsberechnungen von Investitionen, und dem weiteren Ausbau der vorhandenen Controllingtools.

Ein weiterer Schwerpunkt ihrer Tätigkeit, bei dem sie nun Unterstützung durch die Software erfahren, ist die Erstellung der jährlichen (Finanz-)Planung. Auf der Grundlage konsistenter und transparenter Vergangenheitswerte verbunden mit detaillierten Analysen und Forecast-Betrachtungen ist für die beiden Controllerinnen das Aufstellen einer Jahresplanung um ein Vielfaches einfacher geworden. Eine effiziente Unterstützung im Planungsprozess bieten ihnen die in der Funktion für die integrierte Finanzplanung Corporate Planner Finance vordefinierten sogenannten Logikbausteine. Das POKOLM Controlling nutzt diese intelligenten Logikbausteine, um zukünftige Geschäftsvorfälle aufzunehmen, in ihre Planung zu integrieren und automatisiert eine Planbilanz, -erfolgsrechnung und -cashflow zu erstellen. Dabei berücksichtigen die Logikbausteine sowohl die betriebswirtschaftliche Logik als auch die wechselseitigen Beziehungen in den Planungsbereichen. Auf diese Weise können sich die die Planungsverantwortlichen sicher sein, dass alle Werte schlüssig sind und eine verlässliche Entscheidungsgrundlage bilden.

Zukunftsorientiert

„Wir haben das Ziel, mit weniger Zeitaufwand dem Management transparente und verlässliche Zahlen zu liefern, bereits erreicht“, resümiert Michaela Wetzel. Wenn die Zeit es zulässt, testen sie und ihre Kollegin weitere Analyse- und Planungsmethoden und Funktionen der Software, damit sie der Geschäftsleitung in Zukunft noch umfassendere Entscheidungsgrundlagen zur Verfügung stellen zu können. Denn – getreu ihrem Firmenslogan „We know how.“ – wissen sie nun wie.

Über Pokolm

Seit über 20 Jahren bietet POKOLM, das als klassisches Familienunternehmen in den 90er Jahren startete, praxisorientierte Werkzeugsysteme aus einem Guss. Heute sind rund 100 Mitarbeiter auf über 3.000 Quadratmetern Betriebsfläche beschäftigt. Ein großer Teil dieser Mitarbeiter verfügt über jahrelange Erfahrung in der Herstellung von Produkten rund um die Frästechnik. Detailliertes Know-how und die modernen Anlagen garantieren dabei eine durchgehend hohe Qualität. Und diese hat bei POKOLM eine lange Tradition.