Altenheim Deuz

Unsere Gesellschaft altert. In der Folge explodieren die Kosten für ärztliche Betreuung und Altenpflege. Eine systematische Kontrolle der Wirtschaftlichkeit ist angesichts dieser Entwicklung für Altenheime unverzichtbar. Der Einsatz der CP-Software sorgt dabei für die nötige Kostentransparenz.

Das Altenheim Deuz setzt seit 1998 das Modul Corporate Planner der Corporate Planning Suite ein. Mit der Software führt die nahe Siegen gelegene christliche Einrichtung das interne Controlling durch. Ein Schwerpunkt liegt auf der Erstellung des Wirtschaftsplans – einer detaillierten Aufstellung der prognostizierten Aufwendungen und Erträge sowie der Investitionen und Deckungsmittel für ein Wirtschaftsjahr. Die Wirtschaftsplanung wird jährlich im letzten Quartal für das Folgejahr erarbeitet und anschließend vom Vorstand verabschiedet. „Corporate Planner ist für uns ein leistungsstarkes und anwenderfreundliches Werkzeug“, so Hermann Müller, Leiter des Altenheims Deuz. „Wofür das Rechnungswesen früher Wochen benötigte, das liegt heute innerhalb weniger Tage vor.“ Die Controlling-Software wird für die Kontrolle der Wirtschaftlichkeit über mehrere Jahre sowie für detaillierte Plan/Ist-Vergleiche einzelner Bereiche eingesetzt. Weiterhin dient Corporate Planner dazu, das monatliche Reporting mit automatischen Abweichungsanalysen und grafischen Auswertungen zu unterstützen.

Die alte Lösung stößt an Grenzen

Bevor Corporate Planner eingeführt wurde, erfolgte das Controlling mit Hilfe von Excel. Damit war das Controlling-Team jedoch auf Dauer nicht zufrieden: „Alle Zahlen unserer Einrichtung in Excel zu verwalten und vernünftige Auswertungen zu erstellen, war sehr aufwändig und mit Fehlern behaftet“, sagt Gottfried Steinseifer, Leiter des Rechnungswesens im Altenheim Deuz. So ließen sich die Daten nicht automatisch importieren, sondern mussten per Hand und teilweise auch mehrfach eingepflegt werden. Vergaß der Controller bei der Aktualisierung eine Datei, schlichen sich leicht Fehler ein. Auswertungen wie Liquiditätsbetrachtungen oder monatliche Plan/Ist-Vergleiche mussten jedes Mal zeitintensiv erarbeitet werden. Zudem war das Berichtswesen sehr starr: Wenn der Controller die Zahlen unter einer anderen Fragestellung betrachten wollte, musste er erst eine neue Auswertung erstellen. „Im Laufe der Zeit wurden die Excel-Tabellen schließlich immer größer, unübersichtlicher und langsamer“, so Steinseifer weiter. „Wir haben deshalb kurzerhand auf Corporate Planner umgestellt.“

Übersichtliche Darstellung ist Trumpf

Die Controlling-Mannschaft erhielt eine kompakte eintägige Einführung durch Corporate Planning. Bei der Umsetzung des Gelernten stand den Mitarbeitern Holger Schwarz von dem Siegener Beratungsunternehmen ®KOLDI Consulting GmbH zur Seite. Zunächst wurde das Altenheim in einzelne Profit-Center wie Pflegedienst, Sozialdienst, Hauswirtschaft und Verwaltung untergliedert, bevor individuelle Strukturen für das betriebswirtschaftliche Rechnungswesen erarbeitet wurden. Danach legten die Controller die Erfolgsstrukturen mit Hilfe des Masterbaums an. Diese Gliederung ermöglicht eine schnelle Übersicht, wie sich das Mutterfeld – zum Beispiel das Ergebnis – zusammensetzt. Sich immer feiner verzweigende Tochterfelder geben Auskunft über die Zusammensetzung des Mutterfeldes. Die Daten, die den Tochterfeldern als Grundlage zur Berechnung unterliegen, werden zeitgleich angezeigt. Ebenfalls parallel sind verschiedene Datenebenen wie Plan/ Ist-Vergleich und deren Abweichungen sichtbar. Die Resultate können durch das Verschieben einer Zeitschiene für jeden beliebigen Zeitraum angezeigt werden. „Es ist beeindruckend, wie schnell das Programm die Strukturen für jedes Profit-Center anlegt und in einer umgedrehten Baumsichtweise das gesamte Unternehmen zusammenfasst“, meint Steinseifer. Ein großes Plus ist das Grafiksystem. Es erlaubt, alle vorhandenen Daten zwei- bis dreidimensional darzustellen. Dazu Steinseifer: „Diese Funktion verwenden wir zum Beispiel in Vorstandssitzungen, denn ein Bild sagt bekanntlich mehr als tausend Worte.“

Routinen erleichtern die Arbeit

Corporate Planner verknüpft alle Teilbereiche des Controllings dynamisch miteinander, so dass ein in sich geschlossenes und konsistentes System entsteht. Diese Verknüpfungen bieten einen hohen Komfort bei Analysen und Auswertungen. Um die Daten aus den Vorsystemen – im Einsatz sind gegenwärtig Datev und Sinfonie – verfügbar zu machen, wurde mit Unterstützung durch die ®KOLDI Consulting GmbH ein Importscript erstellt. Damit können nun in regelmäßigen Abständen alle anfallenden Zahlen automatisch in Corporate Planner eingelesen werden. Die Daten lassen sich in frei definierbaren Formaten wieder ausgeben. Darüber hinaus hat das Programm Integrationen zu den Office-Programmen von Microsoft. Nach fünf intensiven Arbeitstagen stand dem Altenheim Deuz eine einsatzbereite Controlling-Landschaft einschließlich umfangreicher Dokumentation zur

Verfügung. „Mit der Anwendung sind wir sehr zufrieden“, so Altenheim-Leiter Hermann Müller abschließend. „Die Software wird heute durch das Rechnungswesen und die Geschäftsleitung genutzt.“

Über das Altenheim Deuz

Das Altenheim Deuz hat sich zur Aufgabe gesetzt, alten Menschen auf ihrer letzten Wegstrecke Geborgenheit, Hilfe und Pflege zu bieten. Es soll hierbei bewusst nach Grundsätzen ausgerichtet sein, die in der Bibel, dem Wort Gottes verankert sind. Im Sinne praktischer Nächstenliebe steht das Haus aber auch anderen Hilfesuchenden offen, die seine christliche Ausrichtung akzeptieren möchten. Träger des Hauses ist der Verein „Altenheim Deuz e.V.“