Psychiatrische Dienste Aargau AG

Die Mitarbeitenden der Psychiatrischen Dienste Aargau AG (PDAG, Schweiz) wissen genau, worauf es ankommt, wenn sie psychisch kranke Menschen aller Altersgruppen mit sämtlichen psychiatrischen Krankheitsbildern untersuchen, behandeln und betreuen: Auf Verlässlichkeit und Genauigkeit. Dieselbe Erwartung in Bezug auf die Planung hat das Management an das Controlling. Dabei geht es vor allem um Transparenz und das Wissen um die kosten- sowie ertragstreibenden Faktoren im Klinikbetrieb. Die Berechnungen für die Kosten- und Ertragsplanung sollen nachvollziehbar sein. Mit dem Einsatz von Corporate Planner wird dies erfüllt.
Für die internen Kunden bringt das Team um den Leiter Controlling, Remy Gasser, genauso viel Sorgfalt auf, wie Ärzte und Pflegende für die Patienten der PDAG. Als Ansprechpartner für Anfragen zu den Themen Analyse, Kostenrechnung und Budgetierung erstellen die Controller detaillierte Berichte und liefern Zahlen, die Grundlage für Managemententscheide sind. Diese Daten müssen zuverlässig und nachvollziehbar sein. „Wir waren auf der Suche nach einer Software für die Budgetierung, da wir den Standard des Budgetprozesses erhöhen wollten. Wir hatten bis anhin das Tabellenkalkulationsprogramm Microsoft Excel als Planungstool verwendet. Dieses war aber ungenau und nicht mehr zeitgemäss. Es war klar, dass wir eine Software benötigen, die nicht zu starr an eine Struktur gebunden ist, da es einige Spezialfälle gibt“, so Remy Gasser zur Ausgangssituation.

Diese Flexibilität hat er im CP-Suite-Modul Corporate Planner gefunden. Die sogenannten CP-typischen Baumstrukturen können individuell den jeweiligen Erfordernissen angepasst werden. Gleichzeitig muss nicht bei null angefangen werden, da betriebswirtschaftliche Logiken und Zusammenhänge bereits implementiert sind.

Parameter analysieren

Die wesentlichen Ziele der Einführung einer neuen Planungslösung lagen für den eidgenössisch diplomierten Experten in Rechnungslegung und Controlling in der höheren Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit der Daten. Insbesondere Informationen über die Treiberfaktoren und eine parametrisierte Planung, die schnell und einfach mit wenigen Handgriffen erstellt und angepasst werden kann, standen ganz oben auf der „Wunschliste“. „Daraus sollten wiederum Szenarien und Forecasts abgeleitet werden können. Das Importieren der Ist-Werte aus unserem ERP-System Microsoft Navision war neben dem Reporting ein weiteres Ziel“, ergänzt Remy Gasser. Zudem sollte die Planungsverantwortung auf mehrere Schultern verteilt werden. Die bisherige Situation, dass nur ein paar wenige Mitarbeitende die Budget-Excel-Datei erstellen und bearbeiten konnten, sollte in Zukunft vermieden werden.

Ein verlässlicher Partner

Organisatorisch stand der Bereich „Finanzen & Informatik“ vor der Herausforderung, die Softwarelösung ohne langjährig erfahrene Mitarbeitende aufzubauen. Deswegen suchte der Leiter Controlling neben der geeigneten Softwarelösung einen Partner, der ihn langfristig unterstützen kann. Mit PricewaterhouseCoopers AG in Zürich wurde dieser Partner gefunden. PWC überzeugte das Projektteam nicht nur mit den Vorteilen der CP-Suite, sondern auch mit dem Aufzeigen, dass die neue Lösung die Anforderungen erfüllen wird. Bei der Umsetzung und der Abbildung der Strukturen in Corporate Planner richteten die Controllingexperten ein besonderes Augenmerk auf die Parameter für den Klinikbetrieb. Viele unterschiedliche Kostentreiber müssen in den laufenden Planungsprozessen berücksichtigt werden. Die zahlreichen unterschiedlichen Parameter, die der Klinik aus internen und externen Anforderungen entstehen, sind sinnvoll und in der richtigen Reihenfolge unter einen Hut zu bringen. Bei der Einführung der Software Corporate Planner verlangte dies von allen Projektmitgliedern ein hohes Mass an fachlichem und technischem Wissen. Jetzt, wo der „rote Faden“ in Form von CP-Baumstrukturen vorhanden ist, können die PDAG-Mitarbeitenden dank integrierter Planungswerkzeuge Szenarien und Prognosen einfach und verlässlich errechnen. Änderungen an diesen Stellschrauben können mit wenigen Handgriffen in der Software erfasst und alternative Planungsszenarien und Forecasts berechnet werden.

Empfängerorientierte Berichte

Die Ergebnisse stellt das Controlling seinem Kunden, dem Management, in Form von Reports und Analysen zur Verfügung. Auch Mitarbeitende aus den Fachabteilungen erhalten aussagekräftige Berichte zu den treibenden Faktoren für ihre tägliche Arbeit. Jeder wird ausschließlich mit den Informationen versorgt, die für den von ihm zu verantwortenden Bereich relevant sind. Es besteht zudem die Möglichkeit ein qualifiziertes Feedback dazu abzugeben. Die Werte in der Planung sind so für jeden nachvollziehbar, liegen vollständig vor und bilden eine sichere Grundlage für spätere Abweichungsanalysen. Je nach Situation und Art der Anfrage kann das Budget in einem Meeting in der Software direkt präsentiert werden. Oder die Controllingexperten versenden die Reports und Analysen per E-Mail oder legen

„Durch die eingesetzte Software Corporate Planner wurde der gesamte Budgetierungs- und Reportingprozess sehr anwenderfreundlich und effizient. Die einzelnen Planungsschritte werden transparent und nachvollziehbar, und das Reporting kann nun zielgerichtet ohne viel Aufwand erstellt werden. Wir sparen deutlich Zeit bei der Erstellung der Budgetierung und können nun auf einfache Art und Weise Szenarien erstellen“, fasst Remy Gasser die erreichten Verbesserungen zusammen. Die in Corporate Planner erstellten Planungsszenarien, Berichte und Analysen erreichen eine hohe Akzeptanz, da sie nachvollziehbar sind. Mitarbeitende und Geschäftsführung bei den PDAG haben ein erhöhtes Vertrauen in die vom Controlling gelieferten Zahlen. Und darauf kommt es Herrn Gasser und seinem Team an.
Über die PDAG

Die Psychiatrischen Dienste Aargau AG (PDAG) untersuchen, behandeln und betreuen psychisch kranke Menschen aller Altersgruppen mit sämtlichen psychiatrischen Krankheitsbildern. Ein massgeschneidertes stationäres oder ambulantes Angebot garantiert die Behandlungsart, die zum Patienten, seiner Krankheit und Lebenssituation passt.

Für die PDAG arbeiten rund 1.000 Personen in über 40 Berufen. Die PDAG sind ebenfalls Aus- und Weiterbildungsort für Ärzte (Psychiater), Pflegepersonal und weitere Berufe. Im September 2011 wurden die PDAG zum Akademischen Lehrspital der Universität Zürich ernannt.