Gemeinnützige Werkstätten Oldenburg e.V.

Wie war die Ausgangssituation?

In unserer Branche geben Verträge mit verschiedenen Leistungsträgern Personalschlüssel vor. Diese müssen regelmäßig überwacht werden, etwa um sicherzustellen, dass wir nicht zu große Personalüberhänge haben. Das haben wir in erster Linie über Excel gemacht, was sehr aufwendig ist, insbesondere bei unserer Größe und tiefen Organisationsstruktur. Wir konnten das nur ein- bis zweimal im Jahr machen, obwohl es eklatant wichtige Daten für die Personalsteuerung sind.

Was sind für Sie die Highlights?

Beeindruckend ist, wie schnell man an Informationen kommt, sobald die Struktur steht – nämlich auf Knopfdruck. Wir können nun monatlich das analysieren, was wir aufgrund des Aufwands vorher nur sporadisch ausgewertet haben. Dies ermöglicht eine effiziente Schwachstellenanalyse sowie das Identifizieren von Einsparpotenzialen.

Was sind Ihre Lessons Learned?

Das A und O ist, sich vorab die Strukturen zu überlegen und zu überprüfen, ob diese sinnvoll sind. Wozu brauche ich eine bestimmte Kennzahl? Es muss ja ein Erkenntnisgewinn damit verknüpft sein, der letztlich die Investition in die Software amortisieren soll. Wichtig ist auch, sich im Vorfeld klar zu machen, wieviel Personal und Zeit das Projekt in Anspruch nimmt, damit man später von mehr Zeit und Transparenz profitiert.

Über die Gemeinnützigen Werkstätten Oldenburg e.V.

Die Gemeinnützigen Werkstätten Oldenburg sind eine als Bildungsträger anerkannte Werkstatt für behinderte Menschen. Ziel ist es, diese für ein Arbeitsverhältnis auf dem allgemeinen Arbeitsmarkt zu qualifizieren. Die GWO sind nach ISO 9001 zertifiziert.