Evangelisches Diakoniewerk Gallneukirchen

Wirtschaftlich und sozial handeln – Controlling im Evangelischen Diakoniewerk Gallneukirchen

„Nächstenliebe in unserer Zeit“ lautet der Leitsatz des Evangelischen Diakoniewerkes Gallneukirchen. In der heutigen Zeit bedeutet das Führen von sozialen Einrichtungen auch, wirtschaftlich zu handeln. Das Controlling des Diakoniewerkes in Gallneukirchen, Österreich, wird beiden Ansprüchen gerecht.

Die Arbeitsbereiche des Diakoniewerkes sind sehr vielfältig. Neben Einrichtungen für Menschen mit Behinderung und für Menschen im Alter unterhält das Diakoniewerk Diakonissen-Krankenhäuser sowie Schulen und Ausbildungsstätten zur Ausund Weiterbildung. Um eine möglichst große ökonomische Eigenständigkeit zu bewahren, werden auch Wirtschaftsbetriebe wie ein Hotel, ein Studentenheim, eine Buchhandlung und eine Gärtnerei geführt, deren Erträge zur Sicherung der wirtschaftlichen Stabilität beitragen. Alle finanziellen Mittel werden unter Wahrung der Grundsätze der Gemeinnützigkeit verantwortungsbewusst eingesetzt und dienen der eigentlichen Aufgabenstellung des Diakoniewerkes, nämlich für Menschen dazusein, die in unterschiedlichen Phasen ihres Lebens Unterstützung benötigen. Vor diesem inhaltlichen und organisatorischen Hintergrund wurde im Controlling des Evangelischen Diakoniewerkes Gallneukirchen entschieden, eine Software für Unternehmenssteuerung einzuführen.

Andreas Aichhorn, Leiter Controlling in Gallneukirchen, setzte mit einem kleinen Team das Projekt federführend um. Herr Aichhorn, was hat Sie bewogen, im Controlling eine neue Software einzuführen und damit die gewohnte Arbeitsweise und IT-Landschaft Ihrer Kollegen zu verändern?

Aufgrund des ständigen Wachstums unseres Unternehmens – es werden bereits über 15 Einzelmandanten abgerechnet – war es an der Zeit, eine entsprechende Software anzuschaffen. Uns war vor allem die Möglichkeit wichtig, Einzelmandanten auf effektive Weise zu konsolidieren und zu einem Konzernbericht zu verdichten. Das Reporting sollte in diesem Zusammenhang ebenfalls vereinheitlicht werden.

Jetzt, knapp vier Jahre nach der Entscheidung für das Programm, sehen wir uns klar bestätigt, da es in wirtschaftlich turbulenten Zeiten auch für Non-Profit-Organisationen immer wichtiger wird, auf wirtschaftlich stabilen Füßen zu stehen und „Gewinne“ zu erzielen, um die langfristige Sicherung der Organisation gewährleisten zu können. Dies ist nur mit einem schnellen und sicheren Planungs- und Steuerungsinstrument machbar.

Lief bei der Einführung alles glatt oder hatten Sie besondere Hürden zu nehmen?

Die Darstellung unserer komplexen Abrechnungsmodalitäten und unserer Struktur war zunächst eine große Herausforderung bei der Einführung. Da wir neben unseren Kernbereichen Behindertenhilfeeinrichtungen, Alten- und Pflegeheime sowie Krankenhäuser auch noch unsere Wirtschaftsbetriebe führen, sind der Kontenrahmen und die Umlageverfahren sehr umfangreich und komplex. Auch die Abrechnungsmodalitäten und Nachweispflichten sind in den einzelnen Arbeitsbereichen unterschiedlich. Eine weitere Besonderheit unserer Branche ist die Darstellung des Ergebnisses aus Teilbereichen für die Subventionsgeber. Diese fordern oft Berichte, die von der internen Gewinn- und Verlust-Rechnung stark abweichen. Diese Problematik haben wir durch verschiedene Reports und Gliederungen gelöst.

Für einzelne Bereiche war es sogar nötig, neue Kontenrahmen und eigene Kostenarten-Master anzulegen, um so das Ergebnis eines Teilbereiches wie vorgeschrieben darstellen zu können. Einen Mandanten in verschiedenen GuV-Systemen darzustellen war uns vorher nicht möglich und ist somit ein Meilenstein in unserem Reporting.

Worin sehen Sie die wichtigsten Aufgaben im Controlling des Evangelischen Diakoniewerkes Gallneukirchen?
Schwerpunkt unserer Controlling-Arbeit ist sicherlich das Reporting von der Kostenstellen-Ebene bis zum Konzernbericht. Alle Personen mit Leitungsaufgaben, vom Küchenchef bis zur Vorstandsvorsitzenden, erhalten pünktlich monatlich ihren Bericht. Mit Corporate Planner bilden wir unsere standardmäßige GuV-Rechnung sowie spezielle Ergebnisrechnungen für unsere Subventionsgeber ab. Dabei werden diese Auswertungsschemata über alle Organisationseinheiten gezogen. Ein wichtiger Punkt im Reporting ist auch die Einbindung von Statistik- und Kennzahlen. Der zweite Schwerpunkt ist natürlich die Budgetierung, welche wir im Corporate Planner durchführen. Die direkte Auswirkung jeder Änderung auf das Gesamtergebnis ist hier eine sehr hilfreiche Möglichkeit, um den Budgetstand immer im Auge zu behalten. Die Ist-Zahlen fließen automatisch aus dem Buchhaltungssystem K.I.S (Krankenhaus- Informations-System) und dem Programm für Personalverrechnung P&I LOGA in die Corporate-Planner-Strukturen.

Welche konkreten oder messbaren Vorteile haben Sie und Ihr Unternehmen durch den Einsatz der Corporate Planning Software?

Der größte Vorteil ist wohl die flexible Darstellungsmöglichkeit in Corporate Planner. Mit unserem früheren Reportingprogramm war die Erstellung von kumulierten Berichten oft sehr schwierig.

Eine großartige Erleichterung ist auch die Möglichkeit, Einzelmandanten in einem Konzernmandanten zu verdichten und auszuwerten. Hier hat sich bei uns eine enorme zeitliche Einsparung ergeben.

Über das Evangelische Diakoniewerk Gallneukirchen

Die Kernkompetenzen des Diakoniewerkes liegen in der Arbeit mit Menschen mit Behinderungen, mit Menschen im Alter, im Bereich Gesundheit und in der Ausbildung. Als anerkannte Hilfsorganisation ist das Diakoniewerk mit dem Österreichischen Spendengütesiegel ausgestattet. Das Diakoniewerk ist Mitglied der Diakonie Österreich, einer der fünf großen Wohlfahrtsverbände in Österreich. Im Diakoniewerk arbeiten aktuell ca. 3.300 MitarbeiterInnen in über 100 Einrichtungen in Oberösterreich, Salzburg, Steiermark, Wien und Tirol sowie in Sibiu/Rumänien und Mostar/Bosnien-Herzegowina.